事務局からのお知らせ

【報告】「神奈川県立多摩高等学校同窓会」名義のメールの誤配信について

2018年09月05日(水)
メール誤配信についてー経緯・原因と再発防止ー
平成30年9月5日
 
8月31日(金)、同窓会員に関係のないメールが、誤ってシステム管理会社から送られてしまいました。同窓会としてシステム管理会社に連絡をとるとともに経緯と対応について9月2日(日)に協議を行いました。システム管理会社からは次の内容の報告がありました。

(経緯)
平成30年8月31日(金)16:49頃~ 会員名簿のWebによるシステム管理に設置しておりますメール配信機能により他同窓会の会員様に配信すべきお知らせメールを誤って多摩高等学校同窓会会員1453名の方に5回にわたりメールを配信しました。まもなく誤配信であることを把握、社内調査・サーバー調査を開始しました。
同日18:04 メールサーバーに異常が無いことが確認できたため、誤配信のお詫びメールを送信しました。

(原因)
他同窓会から一斉メール配信の依頼を受け、当該担当者が社外出張中に付き、社内の別の担当社員にメール配信の代行を電話にて指示しました。その担当者はその依頼が多摩高等学校同窓会からのものと勘違いしたまま、テストメールによる確認は自身のみに発信し、文面チェックの上一斉配信を行いました。その際メールサーバーに負荷がかかり、完了画面の表示がすぐにされなかったため配信ができていないと安易に判断し、複数回配信を試行しました。

(再発防止について)
・多摩高等学校同窓会のシステムからメール配信機能を除去します。(多摩高等学校同窓会より申し出があった場合に限り復旧します。)
・メール配信機能の復旧を技術上行えるのはシステム担当責任者に限定し、代表取締役の許可を得た上でその復旧を行います。
・多摩高校同窓会から一斉配信の申し出でがあった場合は、システム担当者がテストメールを多摩高校同窓会および多摩高同窓会担当者、営業責任者に送付し内容を確認のうえ実行します。
 
以上が今回の経緯と対応ですが、システム管理会社からは「関係の皆様に多大なご迷惑とご心配をおかけすることになり、衷心より深くお詫び申し上げます」との謝罪がありました。
同窓会としても今回のメール誤配信は大変重く受け止めており、再発防止策を徹底してこのようなトラブルが生じないよう努めてまいります。

 
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第1報(再掲)   
9月1日
「神奈川県立多摩高等学校同窓会」名義のメールの誤配信について

 昨日8月31日、同窓会を発信元とする「2018年フットサル大会開催案内(再配信)」と いうタイトルのメールが 数回にわたって多数のかたがたに配信され、まもなく誤発信について訂正と謝罪のメールが送られてきましたが、この間同窓会は一切関与しておりません。

調査したところ同窓会報を印刷・送付し、会員名簿を管理しているプリンティング・サービス会社が他校のOB会から委託を受け、同会員向けに発信すべき情報を誤って多摩高同窓会名義で会員宛てに発信し、その後訂正・謝罪メールを送信したものです。
同社には徹底した原因調査と再発防止を強く申し入れました。

 

コメント 1 件

  1. 山本泰彦 より:

    徹底した原因調査と再発防止策はいつまでに回答があるのでしょうか? プリンティング・サービス会社の変更を検討してください。

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